Алгоритм використання NotebookLM для організації екстернату

 Алгоритм використання NotebookLM для організації екстернату

Крок 1. Формування "Бази знань" закладу (Завантаження джерел)

Щоб NotebookLM міг працювати з вашим контекстом, створіть новий "зошит" (блокнот) і завантажте туди всі необхідні вхідні дані:

1. Нормативну базу: Положення про індивідуальну форму здобуття освіти (наказ МОН №955 зі змінами). Методичні рекомендації в умовах воєнного стану (наказ МОН №563).
2. Внутрішні документи закладу: Робочі навчальні плани для 5-11 класів (базові та вибіркові предмети), тарифікацію або списки вчителів із розподілом предметів по класах.

Перевага NotebookLM: Програма "прочитає" всі ці документи і запам'ятає, хто з ваших вчителів що викладає, і які нормативи існують (наприклад, що на консультацію перед оцінюванням відводиться 15 хвилин на одного екстерна, а на саме оцінювання — 1 навчальна година).

Крок 2. Генерація Наказу про створення предметних комісій

Коли у школі є екстерни (особливо ті, хто не має документів про попередню освіту або навчається за кордоном), керівник зобов'язаний видати наказ про склад комісії, графік проведення та перелік завдань. Складати такий наказ вручну для кожного класу довго.

Дія (Промпт для ШІ):

"Створи проєкт наказу про створення предметних комісій для організації річного оцінювання для учнів-екстернів 5-11 класів. Використай навчальні плани та список вчителів з моїх джерел. Склад комісій подай по кожній паралелі класів окремо (5 клас, 6 клас тощо) у вигляді таблиці."

Результат: NotebookLM самостійно згенерує "шапку" наказу з посиланнями на закони. Він створить акуратні таблиці для кожного класу, співставивши предмет із конкретним вчителем (наприклад, "Українська мова — Вилавська Л. П."). Управлінський інсайт: Якщо для якогось предмета (наприклад, "STEM" або "Громадянська освіта") у ваших джерелах немає закріпленого вчителя, ШІ це помітить. Ви можете дати команду: "Там, де немає вчителя, залиши пусте місце (лінію), я впишу самостійно" — і ШІ миттєво відформатує документ під ваші потреби.

Крок 3. Створення оптимізованого графіка консультацій та оцінювання

Найбільший біль заступника директора — скласти розклад так, щоб вчителі не були задіяні у двох місцях одночасно, а діти не мали перевантаження.

Дія (Промпт для ШІ):

"Розроби графік проведення річного оцінювання екстернів у 5-11 класах. Дата початку - 21 квітня (вівторок). Дні проведення: лише вівторок і четвер. Час: перша контрольна о 15:00, друга (якщо є) о 16:00. Об'єднай споріднені предмети (всі літератури разом, всі історії разом). Вчитель не може бути на двох різних предметах одночасно, але може приймати один предмет у всіх своїх класів відразу. Для 5-6 класів зроби оцінювання щотижня і заверш його раніше. Додай колонку із зазначенням класів для кожного вчителя."

Результат: Штучний інтелект виконає складну логічну операцію та видасть готову таблицю. Він згрупує, наприклад, 23 квітня всі літератури, прописавши вчителів та класи, у яких вони приймають іспит. ШІ врахує, що оцінювання триває 1 академічну годину, тому розведе предмети на 15:00 та 16:00. Якщо ШІ припуститься помилки (наприклад, поставить вчителя історії приймати "Технології"), ви просто пишете йому: "Вчитель X не викладає цей предмет, виправ помилку" — і графік буде миттєво перегенеровано.

Крок 4. Створення інформаційних пам'яток для батьків та учнів

Організація екстернату потребує комунікації з батьками (особливо тими, хто перебуває за кордоном або на ТОТ).

Дія (Промпт для ШІ):

"На основі завантаженого Положення про індивідуальну форму підготуй коротку і зрозумілу пам'ятку для батьків: хто має право на екстернат, які документи потрібні для зарахування та які терміни подачі заяв."

Результат: NotebookLM швидко згрупує необхідну інформацію:

• Право на екстернат мають особи, які з поважних причин (воєнний стан, проживання за кордоном або на ТОТ) не можуть відвідувати школу.
• Заяви можна подавати сканованими копіями через електронну пошту протягом усього календарного року.
• Для зарахування потрібні: заява, копія свідоцтва про народження, документ про наявний рівень освіти (за наявності).

Висновки: Чому це працює?

Використання NotebookLM трансформує рутинну управлінську роботу. Замість того, щоб годинами "зводити" таблиці в Excel, шукаючи "вікна" у розкладі вчителів для консультацій та екзаменів, заступник директора витрачає 15 хвилин на формулювання правильних запитів (промптів).

Ключові переваги алгоритму:

1. Точність даних: ШІ бере прізвища та предмети виключно з ваших наказів.
2. Дотримання законодавства: ШІ пам'ятає, що на перевірку роботи з української мови виділяється 20 хвилин, а з інших предметів — 30 хвилин, і може врахувати це при тарифікації.
3. Гнучкість: Будь-які зміни (лікарняний вчителя, зміна дати) вносяться у розклад за секунди одним текстовим повідомленням.

Інтеграція ШІ в управління школою — це не просто модний тренд, це реальний спосіб вивільнити час адміністрації для головного — якості освіти та підтримки педагогічного колективу.

Штучний інтелект замість стосів паперу

 Штучний інтелект замість стосів паперу: 
Оптимізуємо атестацію педагогів за допомогою NotebookLM

Атестація педагогічних працівників — це надзвичайно важливий етап в управлінні будь-яким закладом освіти. Це всебічне та комплексне оцінювання педагогічної діяльності, за результатами якого визначається відповідність займаній посаді, рівень кваліфікації, присвоюється категорія чи звання. Проте для керівника закладу, голови та секретаря атестаційної комісії цей процес часто перетворюється на справжнє бюрократичне випробування з жорсткими дедлайнами: до 20 вересня створити комісію, до 20 жовтня затвердити списки, а до 1 квітня (для комісій І рівня) ухвалити рішення.

Сьогодні в Україні активно впроваджується Єдина атестаційна система (ЄАС) — платформа для цифровізації атестаційного процесу, яка дозволяє автоматично отримувати сертифікати підвищення кваліфікації та надає зручний доступ до цифрових документів. Проте ЄАС — це насамперед база даних та система фіксації. А що робити з аналітикою, створенням текстів наказів, перевіркою відповідності вимогам та написанням протоколів?

Тут на допомогу приходить інструмент на базі штучного інтелекту — сервіс NotebookLM. Його головна перевага полягає в тому, що він працює виключно з тими документами (джерелами), які ви в нього завантажите, і не «галюцинує» фактами.

Нижче наведено конкретні алгоритми, як зробити NotebookLM своїм персональним цифровим секретарем під час атестації.

Алгоритм 1. Аналіз підвищення кваліфікації (годин та кредитів ЄКТС)

Законодавство чітко регламентує, що загальний обсяг підвищення кваліфікації для вчителів закладів загальної середньої освіти за 5 років має становити не менше 150 годин (5 кредитів ЄКТС). При цьому щонайменше 10% годин мають бути спрямовані на роботу з учнями з особливими освітніми потребами та надання психологічної підтримки.

Як спростити роботу з NotebookLM:

1. Завантажте дані: Завантажте у NotebookLM таблицю або витяг з ЄАС із переліком пройдених курсів конкретного вчителя.

2. Створіть запит (промпт): "Проаналізуй подані сертифікати вчителя. Підрахуй загальну кількість годин. Перевір, чи досягає сума 150 годин. Окремо підрахуй години за напрямами 'інклюзія' та 'психологічна підтримка' і визнач, чи становлять вони 10% від загального обсягу."

3. Результат: ШІ миттєво видасть математичний звіт та вкаже, чи відповідає педагог вимогам для проходження атестації.

Алгоритм 2. Оформлення Атестаційних листів

Атестаційний лист оформляється у двох примірниках за формою згідно з Додатком 3 до Положення про атестацію. Секретарю доводиться вручну переносити дані про освіту, стаж, результати попередньої атестації та інше.

Як спростити роботу з NotebookLM:

1. Завантажте дані: Завантажте у сервіс загальний "Звіт про атестацію" (як у вашому документі список атестації.pdf) та порожній шаблон Додатка 3.

2. Створіть запит (промпт): "Використовуючи завантажений звіт, згенеруй текст для заповнення пунктів 1-13 Атестаційного листа для вчителя Українки Катерини Іванівні. Вкажи її освіту, стаж (20 років), результати попередньої атестації (08.04.2021) та предмет, який вона викладає ( Технології)."

3. Результат: Ви отримаєте готовий структурований текст, який залишиться лише скопіювати у бланк. Це мінімізує друкарські помилки та економить години роботи секретаря.

Алгоритм 3. Генерація підсумкових наказів

На підставі рішення атестаційної комісії керівник закладу освіти зобов'язаний протягом 7 робочих днів видати наказ. Бухгалтерія повинна здійснювати оплату праці з урахуванням нових результатів саме з дати прийняття рішення комісією (наприклад, з 30.03.2026).

Як спростити роботу з NotebookLM:

1. Завантажте дані: Завантажте результати голосування (протокол комісії) або підсумкову таблицю.

2. Створіть запит (промпт): "Напиши проєкт наказу 'Про результати атестації педагогічних працівників'. Згрупуй вчителів за пунктами: 1) підтвердження вищої категорії та звання; 2) присвоєння вищої категорії; 3) встановлення тарифного розряду. Окремим пунктом додай доручення бухгалтерії нараховувати зарплату за новими ставками з дати засідання комісії — 30.03.2026."

3. Результат: Юридично грамотний наказ, повністю готовий до підписання та ознайомлення педагогів під підпис упродовж 3 днів.

Алгоритм 4. Правовий супровід та робота з апеляціями

Якщо працівник не згоден з рішенням комісії, він має право подати апеляцію протягом 7 робочих днів після отримання атестаційного листа. Атестаційна комісія вищого рівня розглядає її протягом 15 робочих днів.

Як спростити роботу з NotebookLM:

1. Завантажте дані: Завантажте нормативну базу (Положення № 805 зі змінами № 1277) та заяву педагога.

2. Створіть запит (промпт): "Проаналізуй апеляційну заяву на предмет дотримання термінів подачі (дата отримання листа — Х, дата подачі апеляції — Y). Напиши проєкт витягу з протоколу засідання щодо розгляду апеляційної заяви (згідно з Додатком 5), де зазнач рішення про залишення рішення нижчої комісії без змін."

3. Результат: ШІ допоможе відслідкувати процесуальні строки та правильно оформити рішення комісії вищого рівня (яке має бути надіслане працівнику протягом 3 днів).

Висновок

Цифровізація управління закладом освіти сьогодні має складатись із синергії державних платформ (таких як ЄАС, що надійно зберігають цифрові портфоліо та захищені сертифікатом КСЗІ) та персональних ШІ-помічників на кшталт NotebookLM.

Делегувавши штучному інтелекту перевірку годин, форматування атестаційних листів та генерацію наказів, керівник отримує бездоганно оформлені документи. Це дозволяє приділяти більше часу головному — об'єктивному вивченню практичного досвіду педагогів та стимулюванню їхньої професійної майстерності

Штучний інтелект в управлінській діяльності заступника директора: нові можливості з NotebookLM

 Використання штучного інтелекту (ШІ) дозволяє значно зменшити адміністративне навантаження та автоматизувати рутинні процеси в закладі освіти. Поєднуючи аналітичні та генеративні можливості ШІ з циклограмою наказів (обов'язковим переліком розпорядчих документів на рік), заступник директора може швидко створювати якісні аналітичні довідки, генерувати чернетки наказів та ефективніше планувати заходи.

1. Атестація педагогічних працівників 

Накази з циклограми: «Про створення атестаційної комісії», «Про атестацію педагогічних працівників у навчальному році», «Про результати атестації».

Використання ШІ: ШІ може допомогти зі швидкою підготовкою характеристик педагогів на основі їхніх досягнень. Інструменти ШІ здатні аналізувати професійні результати вчителів, визначати ефективність їхніх методик та прогнозувати потребу у подальшому професійному розвитку чи курсовій перепідготовці. Згенеровані дані можна інтегрувати безпосередньо в констатуючу частину підсумкового наказу.

2. Моніторинг навчальних досягнень та проведення підсумкових робіт

Накази з циклограми: «Про підсумки класно-узагальнювального контролю», «Про результати навчальних досягнень учнів за І семестр», «Про підсумки проведення експертних контрольних робіт».

Використання ШІ: Системи штучного інтелекту чудово справляються з аналітикою великих масивів даних. Вони дозволяють з високою точністю аналізувати успішність, виявляти прогалини у знаннях учнів різних класів та прогнозувати академічні результати. Замість ручного підрахунку відсотків та якості знань, ШІ може швидко структурувати статистику і написати текстовий звіт про стан викладання для наказу.

3. Організація методичної роботи та супровід педагогів

Накази з циклограми: «Про організацію методичної роботи з педагогічними кадрами», «Про організацію роботи з молодими спеціалістами».

Використання ШІ: ШІ можна використати для розробки тем та матеріалів для шкільних методичних об'єднань, семінарів чи тренінгі.  Також ШІ допоможе розробити індивідуальні плани стажування і наставництва для молодих спеціалістів, генеруючи сучасні інструкції та рекомендації щодо використання цифрових інструментів на уроках.

4. Організація виховної роботи, масових заходів та гуртків

Накази з циклограми: «Про підсумки виховної роботи», «Про проведення Дня знань», «Про відкриття гуртків», «Про підготовку та проведення Дня цивільного захисту».

Використання ШІ: Чат-боти на зразок ChatGPT здатні швидко генерувати сценарії для шкільних свят, плани виховних заходів, вікторини та мотиваційні промови. Для наказів про проведення днів цивільного захисту чи тижнів безпеки ШІ може допомогти скласти тести з правил безпеки життєдіяльності.

5. Організація роботи з обдарованими дітьми та проведення предметних олімпіад

Накази з циклограми: «Про організацію роботи з обдарованими учнями», «Про підсумки участі у І (шкільному) етапі Всеукраїнських учнівських олімпіад».

Використання ШІ: ШІ дозволяє персоналізувати навчання, створюючи індивідуальні освітні траєкторії для обдарованих учнів. Його також можна залучити для генерації нестандартних інтерактивних завдань для шкільних етапів олімпіад. Після завершення змагань ШІ допоможе узагальнити результати у вигляді зручних таблиць і висновків для наказу про підсумки.

Етичні застереження в роботі управлінця: Штучний інтелект — це потужний цифровий асистент, який економить час на рутинній підготовці документів. Проте, покладаючись на нього під час складання наказів, керівник має пам'ятати про ризики. ШІ іноді допускає «галюцинації» (наприклад, вигадує статистичні дані чи посилається на неіснуючі закони та джерела). Крім того, під час аналізу інформації слід суворо дотримуватися правил захисту персональних даних учасників освітнього процесу та уникати упередженості під час прийняття рішень. Остаточна відповідальність за зміст управлінського наказу завжди лежить на адміністрації закладу.

Семестрове оцінювання за різними моделями оцінювання в електронному журналі Нові знання

 

Оцінювання за групами результатів в електронному журналі Нові Знання

 

Семестрове оцінювання за групами результатів в електронному журналі Нові знання

 

Завантаження календарного планування в електронний журнал Нові знання